Geht während der Materialauswahl ein Prüfbericht ein, ist zunächst zu klären, was genau geprüft wurde. HUAGE empfiehlt, Bericht, Produktbestätigung und physisches Muster zusammen zu lesen. So bezieht sich das Prüfergebnis auf eine identifizierbare Materialkonfiguration, statt das Titelblatt des Berichts als allgemeinen Qualitätsnachweis für die gesamte Bestellung zu verwenden.
Zuerst Muster und Bestellung zuordnen
Auftraggeber, Hersteller, Musterbezeichnung und Spezifikation im Prüfbericht müssen sich den Unterlagen des ausgewählten Produkts zuordnen lassen. Katalognamen helfen bei der Suche nach einer Ausführung, sind aber nicht zwingend die offizielle Modellbezeichnung des Berichts. Bei unterschiedlichen Namen muss der Lieferant ihre Beziehung erläutern. Eine ähnliche Farbe, derselbe Markenname oder ein ähnliches Foto belegen nicht, dass das geprüfte Muster dem Material dieser Lieferung entspricht.
Bei Mehrschicht-Holzböden müssen Deckschichtholz, Trägeraufbau, Gesamtdicke und Oberflächenbehandlung besonders sorgfältig getrennt geprüft werden. Ähnlich aussehende Oberflächen können unterschiedliche innere Konfigurationen haben. Erlaubt die Bestellung Ersatzmaterialien, muss auch feststehen, welche Unterlagen danach weiterhin gelten und welche neu bestätigt werden müssen. Ergebnisse des ursprünglichen Musters dürfen nicht ungeprüft auf ein verändertes Endprodukt angewendet werden.
Den Prüfumfang anhand der Projektanforderungen lesen
Ein Bericht kann nur einige Merkmale abdecken. Formaldehydemission, Maßabweichung, Beschichtungsverhalten und andere Prüfungen beantworten verschiedene Fragen. Ein Ergebnis wird nicht zum Brand-, Rutsch-, Heizungs- oder Feuchtbereichsnachweis erweitert. Methode, Ergebnis, Einheit, Beurteilungsgrundlage und Einschränkungen bleiben zusammen. Ein isolierter Zahlenwert verliert leicht seine Bedingungen.
Das Datum eines Prüfberichts muss zusammen mit dem Muster- und Dokumentenstatus betrachtet werden. Ein neues Datum macht einen Bericht nicht automatisch auf alle Chargen anwendbar; ebenso darf keine einheitliche Gültigkeitsdauer eigenständig festgelegt werden. Bei Auslandsprojekten müssen die örtlich Beteiligten zusätzlich bestätigen, welche Arten von Unterlagen erforderlich sind. Chinesische Produktunterlagen und Klassifizierungen können den Materialhintergrund erläutern, ersetzen aber nicht automatisch die am Projektstandort vorgeschriebenen Dokumente.
Prüfergebnisse in der Projektakte festhalten
Neben der Produktfreigabe können Berichtname, Nummer, Musterbeschreibung und Geltungsbereich stehen. Fragen gehen gesammelt an den Lieferanten. Nicht zuordenbare Dateien bleiben Hintergrund und sind kein Nachweis einer bestandenen Prüfung des aktuellen Produkts. Dieselbe Identität lässt sich dadurch später bei der Anlieferungsprüfung weiterverwenden.
Originalkatalog und Erläuterungen von HUAGE unterstützen Auswahlgespräche. Aktuelle Lieferunterlagen werden dagegen anhand der konkreten Konfiguration bestätigt. Ändern sich Produktaufbau, Beschichtung oder Produktionsherkunft, sind die Dokumente gleichzeitig erneut zu prüfen. Es reicht nicht, nur den Angebotsnamen anzupassen. Vollständige Dateien, Freigabeaufzeichnungen und Wareneingangskennzeichnungen erhalten die Rückverfolgbarkeit von Qualitätsinformationen über Beschaffung, Lieferung und Kundendienst hinweg.
